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在我长达27年的展览专业生涯中，我花了很多年的时间，向面对面的市场营销新手教授这个行业的工具。从不正确完成的文件到不称职的卡车司机，任何事情都可以阻止你的展览在需要的时间和地点出现。为了帮助你避免任何昂贵的、令人头痛的错误，这里有12个问题，我建议你在每次你准备把你的展览送到路上的时候先找到答案。
1。你们在运送什么?
为您的运输承运人提供准确的货物件数，包括货物的尺寸和类型，例如板条箱、地毯、衬垫包装、托盘和纸箱。该信息允许承运人在拖车或飞机中分配适当的空间，并为您提供一个相当准确的成本估算。也告知承运人关于装运的任何特别指示，例如如果你的箱子必须竖起，如果它们不能堆叠，或者箱子在滚筒上，必须锁紧并绑在卡车墙上，以确保它们安全。
2。你还需要什么?
确认货物装卸的特殊设备要求。虽然这些项目可以被认为是标准的设备由许多专门的贸易展展览载体，他们可能无法在您的卡车上，除非你要求他们-并愿意支付额外费用。专业项目包括托盘从码头移动或托盘从码头进入卡车，移动大型箱子和设备的小车，堆垛杆堆垛和固定货运，绑带棘轮，以防止货物在运输过程中移动，移动垫缓冲。不是装箱或堆垛的货物。
3。你们的货物价值是多少?
许多经验不足的展览经理认为，如果他们的货物丢失，承运人可以承担责任。但在大多数情况下，你的承运人只会提供最小的估价，称为“释放价值”，通常从每磅0.30美元到0.60美元不等。如果你需要在整个运输途中覆盖你的货物的替换价值，你可以在1000美元的增量下从承运人那里购买额外的估价。然而，最经济的方式来覆盖货物的价值是购买“门到门”的所有风险保险作为一个骑手到你的公司保险单。与贵公司的风险管理部门合作，设定你整个货物的替换价值和你想承担的风险。
4。你的货物何时被你的司机接运?
从承运人的预算报价将根据具体的拾取和交货日期和时间考虑到的英里数要覆盖。如果你的货物还没有准备好赶上那一天，你可能会收到一个“放弃的提货费”，你的运费可能需要加速。你可能不得不增加另一个驾驶员或者改变从地面到空运的运输模式，这两个都是更昂贵的选择。
5。你的司机把你的货物送到哪里去了?
承运人是否有完整的地址和联系人信息，用于所有的地点(例如，你的展览馆，公司办公室，营销担保履行机构，促销供应商等)?您的承运人可以处理多个地点，但我看到发货延迟，因为参展商没有提供具体的时间，可以载入货物或未能包括准确和详细的联系信息，为每个单独的网站。
6。你们的运费到哪里去了?
最快的方式不让您的货物到展会是提供不准确或不完整的航运信息。但是把你的货物从A点拿到B点比填一个标签并贴在箱子上更重要。您的运输订单和提单将告诉您的承运人您的货物是否将前往展会的提前仓库或直接显示现场。运营商一般不必等待很长时间才能在提前仓库卸货，因为运费在较长时间内到达。但是在编组站等待的时间可以很长——即使是过夜——如果码头繁忙，或者一般服务承包商(GSC)没有足够的劳动力或设备。这种等待时间通常被称为滞留，并且可以导致额外的费用来补偿驾驶员。它还可以启动延迟效应的多米诺骨牌效应，这会影响安装和人工成本。
7。什么是送货窗口?
提供最早的和最迟的日期，当运费被接受在提前仓库或在展会上，注意到GSC是否已经设置了指定的目标，以直接到现场交付。您可以在您的参展商服务手册的材料处理部分找到提前仓库和直接到现场交付的日期和时间。还包括司机可以在编组站与您的运费登记的时间。没有把这个信息提供给你的运营商就像是用你的安装时间表来播放俄罗斯轮盘赌，因为你无法确定何时得到你的货物。
8。展会或活动地点的全称是什么?
如果运营商没有提供特定的街道地址或大厅名称，可能会出现混乱，尤其是在大城市。我目睹了运送到不同展览设施的城市的错误会议中心和错误的万豪酒店或希尔顿酒店，因为在大都市地区可能有多个连锁酒店。
9。你的展品名称和展位号是多少?
检查你的提单和运输标签与你的名字出现在展会参展商名单和目录中的方式。工务人员在码头上运送货物到展示楼层的正确位置直接关系到它能够比较标签上的内容和目录和平面布置图中列出的内容。此外，由于许多节目都有相似的首字母缩略词，所以我建议在你所有的运输资料中包括该节目的全名。
10。哪个GSC正在运行码头?
由于展会的GSC管理先进的仓库，编组场和航运码头，这是一个好主意，承认它在入境提单和地址标签。在一些城市，会议中心是如此之大，以至于他们常常同时举办多个节目。所以我喜欢在标签上加上一个“小心”指示器，后面跟着GSC的名字。这样，如果我的司机出现在错误的码头，他或她可以更容易地被重定向到正确的区域。
11。编组场在哪里?
为了帮助您的司机定位显示的编组场，包括一个地图和/或网站的地址。(这一信息通常包含在参展商套件中)，无论是在展会中心，无论是在展会中心，还是在驾驶员的经验和GSC的方向标示的准确性上，编组场一般都在同一空的地段。事实上，我有司机错过了他们的目标登记时间，当没有一个物理地址为他们打入他们的GPS -这是一个昂贵的错误，因为他们兜圈子试图找到难以捉摸的登记点。
12。运费的最终目的地是什么?
你们的货物是单程的，还是安排了往返的货物到展会，回到货运的原点?我很惊讶，有多少参展商不预订同一运输公司的货运往返。由于参展商没有安排承运人前来接货，所以每一场演出结束时，大量的运费被迫回到GSC。因此，提前计划，并确保您的货物尽快回家，安全，和低成本尽可能简单地确保您预订往返运输。
我从一家专业的展览公司所看到的最好的广告是一张货车的照片和“内容:一个行业展示经理的整个职业生涯”。通过避免上述的错误和疏忽，您可以确保您的展品运费是安全的，并且在您需要的时候，您可以在展会现场——您的职业也是完整的。
最终的目的地
展览经理有两种选择:1)将展品运送到一个提前的仓库，在那里他们可以得到30天的免费存储，2)直接运送到展览现场。在直接装运开始卸货之前，将货物运送到预仓仓库。先进仓库的一个限制是它不接受用挂件包装的货物。运输到提前仓库也需要额外的人力和设备，这可能会增加你的材料处理成本。另一种责任是，展览材料并不总是存放在实际的仓库中;它们可能被存放在没有安全保护的拖车里。直接到现场的运输可以避免这些风险，而且根据仓库的劳动力价格可能会更便宜。然而，对于直接到现场发货来说，你的货物卸货的时间是不可预测的，这取决于你的卡车的签到时间，编组过程的效率，以及你可以使用的码头的可用性。您也可以将您的货物分拆，并将一些项目发送到提前仓库，另一些直接发送到站点。一些参展商将他们的地毯、展台和展台运送到提前的仓库以获得额外的安装时间，并将他们的展台产品、赠品和其他物品直接发送到展台。
