十步展会现场检查

作者:Leon 发布时间:2018-07-06

　　你如何通过营销宣传，为下一个企业活动选择合适的地点?这里有10个步骤，以及内幕提示，帮助您进行成功的现场检查。糖果亚当斯

　　一个活动策划人死后上天堂。在珍珠门的时候，St. Peter邀请她去看地狱，就这样她明白了她的选择。事实上，地狱看起来很好，比天堂更好。她做出了选择，结果发现自己被火和硫磺包围着。她抬头看着天空，喊道：“这不是我以前见过的地狱。”“对不起，”St. Peter说，“那只是现场检查。”

　　开玩笑说，选择你的公司活动场所是策划一个活动最重要和最困难的部分之一。你如何区分当他们在追求你的生意和你的客人将会体验到的现实时，那些美好的地方?

　　一旦你确定了你的活动目标，评估你的参加者的需求，并将你的可能的场地缩小到两个或三个站点的短列表，它通常会归结为重要的站点检查。遵循以下10点建议，你更可能找到合适的地点，而不必陷入第七个事件规划地狱的圈子。

　　1。悄悄地出发

　　参加者对场地的第一印象为余下的比赛奠定了舞台。如果你在机场乘坐豪华轿车，跳过标准的前台登机，睡在升级的房间里，享受着高端的舒适设施，这可能与你自己的第一印象大不相同。

　　对参加者将遇到的现实想法的最佳方法是在“隐形模式”开始你的网站检查，在你预定的行程之前飞进来，首先检查你自己的网站。

　　当你到达会场时，你的第一印象是什么?主要入口是欢迎的，你的参加者会在哪些地方非正式会面?如果是酒店物业，有人在你到达时问你是否需要你的行李帮助?前台人手充足吗?

　　当你在房地产周围走动时，注意场地的方向标牌。你能轻松地找到你的路吗?还确保场地符合美国残疾人法案(艾达)，符合可通行的停车场、轮椅坡道、盲文标牌等。

　　检查物业的状况，包括公共区域地毯、窗帘和家具的清洁度。对于酒店的场地，冲进正在打扫的房间，看看它们是否与你的房间和你在旅行中看到的其他房间一样。定期检查你的手机或平板电脑，看看是否有免费的Wi-Fi可用，或覆盖范围缓慢和斑点。

　　2。请求正确的指南

　　当你正式旅行时，询问你实际工作的人(即，会议服务经理或设施经理)是否能够进行你的旅行，而不是一个售货员，他会告诉你他或她认为你想听的任何事情。你与合同谈判的人并不是跟随你经过计划过程的人，你需要查明那个人是不是和你一起工作的人。

　　您还需要请求您将与之工作的人员或人员的证书和经验级别。我曾和不合格的设施经理一起经历过糟糕的经历，在此期间，我花了我所有的时间教他们酒店业的“语言”，并且听到“我会检查一下，然后再回来找你”。

　　3。做背景检查

　　当您开始旅游时，询问公共/功能区域的最后装修何时完成，以及如果适用的话，最近更新卧室休憩用品和床单的日期。我的同事Margaret Kennedy，CMP说床上用品和床垫应该至少每五年更换一次，尤其是在拥有高入住率的会议城市中，其他的化妆品和化妆品更新应该每八到10年进行一次。

　　询问任何未来的建筑或翻新计划，如果这些计划可能会影响你的活动日期。物业目前是待售还是待售?物业管理是不是在改变管理，如果有的话，什么时候?

　　了解在同一地点你的活动期间其他组织将持有什么功能。如果其他团体在你的活动中与相邻的空间签约，你能通知他们吗?

　　还要求查看场馆内供应商提供的服务和定价清单，如视听、电信和互联网、花卉和计算机租赁，并询问是否有任何供应商有独家合同来提供这些服务。排他性杀死竞争，可以大大提高价格。

　　4。想象你的事件

　　当你游览功能空间时，想象一下你的特定事件安排。你把登记台放在哪里?你会用哪间会议室?你会在哪里建立展厅，举行接待功能，舞台娱乐，或提供膳食?如果这些功能中的任何一个在外面举行，那么在恶劣天气的情况下，备份计划是什么?你会在哪里为演讲者设立员工办公室和绿色房间?评估每个区域是否适合服务于您的需求。

　　考虑到AV设备和食品，类材料，或你需要的服务站，确保获得足够的各种楼层(如接待、剧院、教室、圆圈、新月等)的最大楼层平面图和所有房间的官方消防代码容量。如果你的出勤率超出你最初的估计，该设施是否有溢出空间?

　　问很多关于互联网接入和有线和无线互联网连接成本的问题。如果必要的话，让你的内部技术团队参与进来，以确保你已经充分评估了所有的互联网和电力需求。

　　参观你在活动期间使用的会议室。它们是否在同一层上或分布在不同的楼层上?如果电梯被用于两者之间，电梯的数量是否足够让你的客人在休息期间搬家?

　　有足够的指示来指示参加者吗?会场附近有足够的洗手间吗?如果您的客人将被提供零食和膳食，会议室或展览厅和食品服务区之间的距离是什么?

　　关注房间的能力，因为它们与你的AV需求有关。考虑内置音响系统、数据端口、AV和参加者笔记本电脑的电容量等。检查视觉障碍物，例如支撑物或灯具，以及相邻房间的声音出血问题，特别是如果房间被折叠墙隔开。

　　温度似乎一直是与会者的“热门按钮”。功能和会议室的温度是如何控制的，每个房间在单独的恒温器上是如何控制的?如果是的话，是谁控制的?

　　5。走在幕后

　　不要把你的参观限制在会场想展示给你的地方;要求一个即兴的“房子后面”的旅行，寻找清洁和组织。根据会议的类型，检查货物的船坞、货运电梯的接近和容量、设施的货物接收和材料处理能力以及存储的位置和安全性。

　　确保场地陈设、会议室、床单、道具等足以满足你的活动要求。确保这些家具的条件符合你的标准，因为许多场馆延长了这些物品的使用寿命以节省开支。

　　6。下楼

　　食物质量对你的参加者很重要，而且你不想让干鲑鱼成为你活动中最难忘的部分。考虑场地的标准菜单，询问你是否可以与厨师或其他餐饮员一起为主题活动定制菜单，并为有特殊饮食要求的参加者工作。现在有这么多不同的食物需求(例如，素食，无麸质，乳糖不耐，坚果或海鲜过敏等)，重要的是找出哪些住宿是标准的，这可能需要与厨房的其他安排。

　　考虑设置一个你可能要品尝的物品来检查食物质量和介绍。场地对食品质量的保证是什么?在估计的客人数量上，它能保证什么数量?场地要求最后的出席人数是多少?还询问每餐或活动的最低费用，因为餐饮业(F&B)是场地收入的主要来源，将被视为你为休息室和会议室的谈判。

　　获得任何额外收费的清单，如行政费，调酒师或咖啡师的伙食费，使用你自己的餐饮供应商的收购费，以及小费、小费和销售税的标准百分比。找出服务器与客人的比率，以确保人员配备足够。最后，订购客房服务来测试电话员工的友好性、送达的及时性和菜单产品的质量。

　　7。会见员工

　　酒店和其他场馆正在削减预算，以改善收入在一些贫乏年后，许多人削减了人员配备。因此，找出员工与客房的比例和员工的平均就业时间。将这些数字与你正在考虑的其他属性进行比较。长寿是一个很好的指标，员工待遇良好，并将善待你的客人反过来。特别重要的是要了解工厂的总经理和部门主管在那里工作了多长时间，因为他们将在你的活动中发挥关键作用。

　　确保会见宴会经理和船长，以及管理会议室摆设、床单、房间、餐厅和餐饮服务的人员。如果其他服务如AV和互联网独占，也满足这些领域的管理者。在你们的活动中，它们都将是非常重要的接触点，以保持一切顺利和准时进行。如果适用于您的事件，请向当地的第三方供应商提供一个清单，该地点与工作场所有工作关系，如一般服务承包商、目的地管理公司、安全供应商和运输供应商，以便在机场、酒店和事件之间移动您的客人。S.

　　找出在场地工会合同下可能会有什么限制，这可能会影响你完成你自己的基本任务的能力，比如从笔记本电脑到投影仪的标准视频电缆，或者设置你自己的投影屏幕。这些看起来像是微小的细节，但是当你收到最后的发票时，他们会很快记起。有一次，当我把我的视频电缆带到一个事件时，我被告知我不能使用它。取而代之的是，场地收取了我50美元的租金，然后支付了劳动和服务费以及税收。另一次，我在莫斯康展览中心举行了一个午餐会，并被收取25小时的最低限度来建立和拆除一个简单的弹出式投影屏幕和液晶投影仪。

　　最后，询问酒店员工是否是集体谈判协议(工会成员)的一部分，如果是的话，当他们的合同到期时。如果他们的合同在你的活动之前或期间到期，可能会增加劳工罢工的可能性，这可能会破坏你的活动。

　　8。做安全检查

　　作为一名专业人士，你的职责是确保你选择的场地对你的参加者是安全的。询问当地的犯罪率，获取会场的安全和保安政策，并询问其当前的安全人员配备水平。场地安保人员完成了什么类型的训练?其安全人员是否接受过CPR或使用除颤器(如果他们在现场可用)?从最近的医院到急诊室的地点有多远?

　　注意走廊里的照明，晚上的房间钥匙被激活的有限的门，以及停车场和地段的照明。同时检查所有消防出口是否正确标记和照明，并讨论场馆的疏散程序。

　　9。查阅参考文献

　　向你的销售代表询问最近在场地举行活动的三名活动策划人的联系信息。并通过LinkedIn集团或其他论坛在酒店和事件行业利用行业葡萄以获得第一手的知识场馆。

　　如果在你的网站检查过程中出现机会，将自己介绍给其他在现场的会议策划人，他们可以分享他们对会场整体交易的洞察力。

　　10。记笔记

　　确保你使用相同的矩阵来收集和记录每个地点的信息。我喜欢制作一张电子表格来比较我所考虑的各个方面，在我旅行的时候，有足够的空间记下快速笔记。我还分析了我所参观的场馆的优势、劣势、机会和威胁。当我通过决策过程时，我会收集每一个属性的照片来帮助我恢复记忆。

　　虽然你的数百个问题可能会让你的导游疲惫不堪，仔细的检查和详细的分析可以帮助你发现潜在场所的珍珠外貌背后的任何火和硫磺。

　　逐步检验

　　下面简要介绍我的10步现场检查方法。使用它来指导您的下一个场馆检查和援助的过程中选择最好的财产为您的公司的企业活动。